EZ Clap Coaching

In de beweging van transformaties om een snelle, wendbare organisatie te creëren zijn coaching en de bijbehorende competenties van essentieel belang. Het is niet altijd makkelijk om een nieuwe manier van werken te begrijpen en effectief te omarmen. Er ontstaan hulpvragen – het initiatief van het veranderen ligt bij de betrokkenen. Effectieve coaches kunnen helpen om met verandering om te gaan op de verschillende niveaus van een transformatie – op individueel, team & cluster en organisatorisch niveau. Dit is de zevende blog binnen de serie “Team coaching & (enterprise) agility” waarin we kijken naar team coaching & interacties. 

Heb je ooit een team gezien dat perfect op elkaar ingespeeld was, als een geoliede machine? Of juist een team waar het leek alsof iedereen langs elkaar heen werkte? Het verschil zit hem vaak in de manier waarop teamleden met elkaar interacteren en communiceren. In deze blog duiken we hier verder in en ontdekken we hoe het verbeteren van interacties de sleutel kan zijn tot effectievere samenwerking. 

Wat zijn interacties binnen een team? 

Interacties zijn de gesprekken, de non-verbale communicatie, de samenwerking en zelfs de conflicten die plaatsvinden tussen teamleden. Ze kunnen formeel zijn, zoals tijdens een vergadering, of informeel, zoals een praatje bij het koffiezetapparaat. Ze kunnen taakgericht zijn, gericht op het voltooien van een specifieke opdracht, of sociaal, gericht op het bouwen van relaties en het versterken van de teamgeest. 

Interacties gebeuren tussen de individuen die een team vormen, in alle soorten communicatie, gesprekken en meetings. Ze beïnvloeden de teamdynamiek, de manier waarop teamleden met elkaar omgaan en samenwerken. Ze zijn bepalend in hoe informatie wordt gedeeld, hoe beslissingen worden genomen en hoe conflicten worden opgelost.  

In de manier waarop teamleden met elkaar interacteren kunnen zij verschillende rollen aannemen, verschillende soorten taal gebruiken en vanuit verschillende denkkaders acteren. Dit is gebaseerd op de Structural Dynamics theorie van David Cantor.  

Rollen binnen het team 

Binnen een team nemen individuen verschillende rollen aan, elk met hun eigen unieke bijdrage aan de interacties en dynamiek. Het herkennen en begrijpen van deze rollen kan helpen om de communicatie en samenwerking te verbeteren.  

Wanneer een bepaalde rol zich herhaalt, kan het gesprek worden ervaren als vervelend, langdradig en ineffectief. Als we bijvoorbeeld kijken naar herkaderen; in sommige meetings is men een uur lang aan het herkaderen. Dit zal ervaren worden alsof men het over hetzelfde heeft, “we komen niet verder!” en “er wordt niets concreet”. Daar is een interventie voor nodig. Dan kun je bijvoorbeeld denken aan een nieuwe beweging, waarbij iemand voorstelt om nu over te gaan op actie of het onderwerp te sluiten. Het voorstellen van overgaan op actie heeft overigens ook te maken met de soort taal die op dat moment gebruikt wordt in het gesprek. 

Soorten taal 

De taal die we gebruiken speelt een belangrijke rol in hoe we communiceren en interageren met anderen. Door bewust te zijn van de verschillende soorten taal en hun impact, kunnen we effectiever communiceren en misverstanden voorkomen. Bijvoorbeeld, sommige mensen zijn meer gericht op actie en resultaat, terwijl anderen meer waarde hechten aan relaties en verbinding. Door deze verschillen te herkennen en te respecteren, kunnen we onze communicatie aanpassen en beter aansluiten bij de behoeften van anderen. 

Zo kan het in de praktijk voorkomen dat men bezig is om de situatie of context te begrijpen. Op dat moment zit men in de taal der betekenis. Als iemand op dat moment vraagt “Dus, wat gaan we doen?”, terwijl er nog geen consensus en gedeeld begrip heerst, dan kan deze vraag gezien worden als disruptief. Soms heeft dit gevolgen, mensen kunnen geagiteerd reageren, of de persoon minder serieus nemen. Hoe iemand reageert, heeft ook te maken met de manier waarop hij denkt, en welke kaders daar leidend zijn. 

Soorten denkkaders 

Elk persoon heeft een denkkader meegekregen sinds kleins af aan. Er zijn verschillende factoren die daar een invloed op hebben, zoals het denkkader van de ouders, de opvoeding en de directe omgeving. Impactvolle gebeurtenissen kunnen het denkkader ook beinvloeden. Er zijn drie soorten denkkaders, vaststaand, open en emergent.  

 Vaststaand denkkader: In een vaststaand denkkader wordt ervan uitgegaan dat de wereld, kennis en realiteit objectief en absoluut zijn. Het is gebaseerd op het geloof dat er vaste waarheden, principes en regels zijn die onveranderlijk zijn. Mensen met een vaststaand denkkader zoeken naar definitieve antwoorden en hebben de neiging om vast te houden aan bestaande overtuigingen en ideeën. Dit kan leiden tot een beperkte kijk op de wereld en het vermogen om nieuwe perspectieven te omarmen. 

Open denkkader: Een open denkkader daarentegen gaat ervan uit dat kennis en realiteit complex en subjectief zijn. Het erkent dat er meerdere perspectieven, interpretaties en waarheden kunnen bestaan. Mensen met een open denkkader zijn bereid om nieuwe ideeën en informatie te verkennen, verschillende standpunten te overwegen en hun eigen overtuigingen kritisch te onderzoeken. Ze zijn nieuwsgierig, flexibel en bereid om te leren en te groeien. 

 Emergent denkkader: Een emergent denkkader gaat ervan uit dat kennis en realiteit voortdurend evolueren en ontstaan door interactie en ervaring. Het benadrukt het belang van experimenteren, ontdekken en aanpassen aan veranderende omstandigheden. Mensen met een emergent denkkader zijn open voor nieuwe mogelijkheden, nemen risico’s en zien uitdagingen als kansen voor groei en ontwikkeling. Ze hebben een flexibele en adaptieve mindset. 

 Hieronder heb ik de drie denkkaders weer in een tabel gezet en hoe je ze kan herkennen. 

Het belang van interacties & team coaching 

Het komt voor dat teams met uitdagingen zitten waar ze zelf niet uit komen. Stel je bijvoorbeeld een team voor waar niemand elkaar vertrouwt, waar mensen bang zijn om hun mening te geven of waar conflicten onder het tapijt worden geveegd. Niet echt een recept voor succes. Effectieve interacties zijn de basis voor het opbouwen van vertrouwen, het creëren van een veilige omgeving en het bevorderen van een positieve teamcultuur. 

Team coaching kan een cruciale rol spelen bij het verbeteren van interacties binnen een team. Door als coach inzicht te bieden in de huidige communicatiepatronen, kan het team zich bewust worden van hun sterke punten en verbeterpunten. Met de juiste begeleiding kunnen teamleden leren om effectiever te communiceren, elkaar beter te begrijpen en samen te werken aan het bereiken van hun doelen. 

Hoe kan een team coach interacties binnen een team verbeteren? 

Als team coach heb je verschillende tools en technieken tot je beschikking om interacties binnen een team te verbeteren. Naast alle technieken die ik uitgebreid in mijn vorige blogs heb behandeld, zijn dit een aantal aanvullende tips: 

• Observeren en begrijpen van Structural Dynamics: Je kunt je bewuster worden van rollen, taal en denkkaders door structureel te gaan observeren en reflecteren. Dit omvat het herkennen van patronen in communicatie, besluitvorming en samenwerking. Door deze dynamiek te begrijpen, kun je gerichte interventies toepassen om de interacties te verbeteren en de samenwerking te versterken. Het kan helpen om in de metacommunicatie het team mee te nemen dat je dit van plan bent, en daarover samen te reflecteren. 
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen stimuleren: In een organisatorische (agile) omgeving is het essentieel dat teams flexibel zijn en zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Als coach kun je teams helpen om deze flexibiliteit te ontwikkelen door hen aan te moedigen om te experimenteren, te leren van fouten en hun werkwijze continu te verbeteren. 
• Aandacht voor intentie en timing: Effectieve communicatie gaat niet alleen om wat je zegt, maar ook om hoe en wanneer je het zegt. Als coach kun je teamleden helpen om zich bewust te worden van hun intenties en de timing van hun communicatie, zodat ze hun boodschap op een heldere en respectvolle manier kunnen overbrengen. 

Wat betekent dit voor coaches in het werkveld van (enterprise) agility? 

Team coaches spelen een cruciale rol in het faciliteren en verbeteren van interacties. Door een coaching mindset te hanteren en zich aan te passen aan de specifieke context van het team en de organisatie, kunnen coaches teams helpen om hun communicatie, samenwerking en probleemoplossend vermogen te versterken. Als coach ben je in je contractering vaak aangesteld om de organisatie, en met name teams te helpen verbeteren. Hieronder enkele voorbeelden. 

In een Scrum team kan een coach helpen om de interacties tijdens de dagelijkse stand-up te verbeteren, zodat deze kort en effectief blijven en bijdragen aan de voortgang van het team. Of de interactie gezond is, hangt namelijk af van verschillende factoren. Niet alleen of het doel van de meeting helder is, juist ook hoe er gecommuniceerd en geïnteracteerd wordt. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat er verschillende soorten taal geuit worden. Zijn ze bezig met iets begrijpen, of is het tijd om acties uit te zetten? Een goed getimede interventie kan een hoop bijdragen aan een vergadering. Door te werken met een timebox wordt een team steeds effectiever; ze gaan zelf begrijpen dat ze tijdig moeten starten met actietaal om zaken te concretiseren. 

Product owners staan in contact met team, business, organisatie en klanten. Ze moeten daarom excelleren in communicatieve vaardigheden, en goed zijn in het faciliteren van de juiste interactie. Dat komt terug onder stakeholder management. Om echt het beste resultaat te bereiken voor alle partijen is het belangrijk dat de interactie effectief verloopt. Als coach kun je hierbij helpen. Kijk daarvoor op verschillende lagen naar de dynamiek van de interacties. Wat wordt er wel en niet gezegd? Wat voor rollen neemt men aan? Wat voor taal is leidend? Door beter te worden in je observatievermogen en het timen van interventies, kun je werken aan het borgen van verbeterde interactie in teams. 

Conclusie 

Interacties zijn het kloppend hart van elk team. Ze bepalen de sfeer, de samenwerking en uiteindelijk het succes van het team. Als team coach heb je de mogelijkheid om deze interacties te beïnvloeden en te verbeteren, wat leidt tot een sterker, meer verbonden en effectiever team. 

Om dit gestructureerd te doen kun je beter worden in het observeren middels Structural Dynamics, waarbij je kijkt naar rollen, taal en denkkaders. 

Neem de tijd om te observeren hoe jouw team met elkaar omgaat. Waar zitten de knelpunten? Waar zijn de kansen voor verbetering? En welke interventies kun jij toepassen om de interacties te versterken en het team naar een hoger niveau te tillen?  

Context van deze blog serie  

Dit is blog zeven binnen de serie “Team coaching & (enterprise) agility”. Deze schrijf ik vanuit mijn eigen perspectief als coach, en als onderdeel van team enterprise agility binnen Strict. In de vorige blog kwam “Team coaching & de harde structuur” aan bod. In de volgende blog komt het zevende onderwerp op team niveau aan bod – “Team coaching & de onderstroom”.