EZ Clap Coaching

In de beweging van transformaties om een snelle, wendbare organisatie te creëren zijn coaching en de bijbehorende competenties van essentieel belang. Het is niet altijd makkelijk om een nieuwe manier van werken te begrijpen en effectief te omarmen. Er ontstaan hulpvragen – het initiatief van het veranderen ligt bij de betrokkenen. Effectieve coaches kunnen helpen om met verandering om te gaan op de verschillende niveaus van een transformatie – op individueel, team & cluster en organisatorisch niveau. Dit is de zesde blog binnen de serie “Team coaching & (enterprise) agility” waarin we kijken naar team coaching & de kracht van een goede harde structuur. 

In welke mate is een goede harde structuur belangrijk voor het floreren van teams? In teams waar het ontbreekt aan een heldere structuur ontstaat veel conflict, verlies van eigenaarschap en haken mensen snel af. Wat kun je daar als coach voor invloed op uitoefenen? In deze blogpost duiken we in wat die harde structuur inhoudt en waarom het zo’n groot verschil maakt voor teamdynamiek en -resultaten.  

De harde structuur in team coaching 

Hoe zit het formeel in elkaar? De harde structuur verwijst naar een reeks concrete afspraken, regels en processen die de basis vormen voor de samenwerking binnen het team. Het gaat om duidelijkheid over alles wat te maken heeft met onderwerpen waar het team invloed op heeft, alsook afspraken die vastgelegd worden vanuit de organisatie. Je kunt hierbij denken aan werkafspraken, opdrachtomschrijvingen, taakverdelingen, informatiestromen, beloningsstructuren, beleid, strategiedocumenten, procedures, protocollen, en zelfs de inrichting van het gebouw. Op hoofdlijnen kun je jezelf en het team vragen stellen, zoals: 

• Rollen en verantwoordelijkheden: Wie doet wat binnen het team? 

• Communicatie: Hoe communiceren we met elkaar, zowel formeel als informeel? 

• Besluitvorming: Hoe nemen we beslissingen, en wie heeft het laatste woord? 

• Conflicten: Hoe gaan we om met meningsverschillen en conflicten? 

• Meetings: Hoe structureren we onze vergaderingen, en wat zijn de verwachtingen? 

Het belang van een goede harde structuur 

Een goede harde structuur biedt talloze voordelen voor teams: 

• Duidelijkheid en voorspelbaarheid: Iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en hoe dingen werken. Dit vermindert onzekerheid en conflicten. 

• Efficiëntie: Door duidelijke processen kunnen teams sneller en effectiever beslissingen nemen en taken uitvoeren. 

• Vertrouwen: Een harde structuur creëert een gevoel van veiligheid en vertrouwen binnen het team. Teamleden weten dat ze op elkaar kunnen rekenen. 

• Verantwoordelijkheid: Door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden is het helder wie verantwoordelijk is voor wat, en kunnen teamleden elkaar aanspreken op hun verantwoordelijkheden. 

• Continue verbetering: Een harde structuur biedt een kader voor het evalueren van de teamprestatie en het identificeren van verbeterpunten. 

Echter, als het eraan ontbreekt, dan zien we veel tegenovergestelden van bovenstaande opsomming. Wie is verantwoordelijk voor het oplossen van conflicten? Of voor het maken van afspraken? In dit groepsproces kan de coach juist zijn kracht inzetten door dit gesprek te faciliteren. Het is essentieel dat dit gebeurt met steun van alle teamleden, en bij voorkeur ook met aanwezigheid van alle teamleden. Hoe kun je hier mee aan de slag? 

Het werken naar een goede harde structuur 

De beweging naar een goede harde structuur begint met het openlijk bespreken van de behoefte aan structuur binnen het team. Neem daarin ook mee hoe dit eruit ziet op een goede dag, en zet daar tegenover hoe het eruit ziet op een slechte dag. Vaak bevinden zich inzichten en antwoorden in het contrast tussen deze twee omschrijvingen.  

Vervolgens kunnen teams samenwerken om afspraken te maken over rollen, communicatie, besluitvorming, conflicten en vergaderingen. Het is belangrijk om deze afspraken vast te leggen en regelmatig te evalueren en bij te stellen. 

HIeronder zet ik een aantal vragen, voorbeelden en tips uiteen: 

Rollen en verantwoordelijkheden 

• Wie is waar verantwoordelijk voor? Wie voelt zich waar verantwoordelijk voor? Zijn ze dat op papier ook? Welke rol heb ik bij verschillende team activiteiten? 

• Voorbeeld: In plaats van vage omschrijvingen zoals “verantwoordelijk voor het managen van communicatie”, definieert het team concrete verantwoordelijkheden: “verantwoordelijk voor het opstellen en versturen van de wekelijkse nieuwsbrief, het beheren van social media en het organiseren van persberichten”. 

• Tip: Gebruik een RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) om duidelijk te maken wie welke rol heeft bij elke taak of beslissing. 

Communicatie 

• Hoe communiceren we met elkaar? Wat zijn de verwachtingen van elkaar? 

• Voorbeeld: Het team spreekt af dat alle belangrijke beslissingen worden vastgelegd in een gedeeld document, dat alle teamleden wekelijks een korte update geven over hun voortgang, en dat er elke maand een teamoverleg is om de voortgang te bespreken en eventuele problemen aan te pakken. 

• Tip: Gebruik communicatietools zoals Slack of Microsoft Teams om de communicatie te stroomlijnen en een centraal punt te hebben voor informatie en updates. 

Besluitvorming 

• Wie kan besluiten nemen? Hoe worden die besluiten genomen? 

• Voorbeeld: Het team bepaalt van tevoren hoe beslissingen worden genomen, bijvoorbeeld door consensus, stemming of door een aangewezen besluitvormer. Leg vast welke beslissingen op welk niveau worden genomen (individueel, team, management). 

• Tip: Gebruik een besluitvormingslogboek om bij te houden welke beslissingen zijn genomen, door wie en waarom. Dit bevordert transparantie en verantwoordelijkheid. 

Conflicten 

• Hoe gaan we met elkaar om bij het ontstaan van conflicten? 

• Voorbeeld: Het team spreekt af hoe conflicten worden aangepakt, bijvoorbeeld door eerst te proberen het onderling op te lossen, en indien nodig een mediator in te schakelen. Leg vast welke stappen worden ondernomen bij escalatie van conflicten. 

• Tip: Organiseer regelmatig teamtrainingen over conflictmanagement om teamleden te helpen conflicten constructief aan te pakken. 

Meetings 

• Welke behoefte is er bij vergaderingen? Is er veel behoefte aan structuur? Wat is het doel? 

• Voorbeeld: Het team werkt met een standaardagenda voor vergaderingen, met vaste agendapunten zoals doelen en focus, bespreking van knelpunten en besluitvorming. Bepaal van tevoren de duur van de meeting. En is er behoefte aan een voorzitter, of pakt de groep dit gezamenlijk op? 

• Tip: Gebruik timeboxing om ervoor te zorgen dat vergaderingen efficiënt verlopen en dat alle agendapunten worden behandeld. 

Wat betekent dit voor coaches in het werkveld van (enterprise) agility? En welke interventies kunnen ze toepassen? 

Voor coaches die werken in agile is het begrijpen en toepassen van interventies in de harde structuur essentieel. Agile methodieken zoals Scrum en Kanban bieden structuur en hebben vaste regels, maar het is regelmatig de taak van de coach om ervoor te zorgen dat deze structuur daadwerkelijk wordt gevormd, aangepast aan de specifieke behoeften van het team en de organisatie, en dat de capability om dit te onderhouden wordt geborgd. 

De harde structuur helpt om de agile principes van zelforganisatie en continue verbetering te ondersteunen. Door duidelijke kaders te bieden voor samenwerking en besluitvorming, kunnen teams zelfstandig werken en tegelijkertijd verantwoordelijkheid nemen voor hun resultaten. 

Bovendien kan de harde structuur helpen om de alignment, communicatie en samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen te verbeteren. Dit is vooral belangrijk in grote organisaties waar agile teams vaak afhankelijk zijn van elkaar om waarde te leveren aan de klant. 

Concrete interventies voor agile coaches: 

• Faciliteren van teamgesprekken: Help teams om openlijk te communiceren over hun behoeften, uitdagingen en successen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld retrospectives, team health checks of Liberating Structures. 

• Visualiseren van de workflow: Maak de voortgang van het team inzichtelijk met behulp van Kanban boards, burn-down charts of andere visuele hulpmiddelen. Dit helpt om knelpunten en verbetermogelijkheden te identificeren. 

• Trainen en coachen van teamleden: Bied trainingen en coaching aan op het gebied van agile principes, samenwerking, communicatie en conflictmanagement. 

• Bevorderen van zelforganisatie: Stimuleer teams om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en beslissingen. Help hen om hun eigen werkwijze te ontwikkelen en te verbeteren. Stimuleer ook de organisatie om heldere kaders en richting te bieden. 

• Verbinden van teams en stakeholders: Faciliteer de communicatie en samenwerking tussen verschillende teams en stakeholders, bijvoorbeeld door middel van Scrum of Scrums, release planningen of demo’s. 

Conclusie 

Een harde structuur is geen keurslijf, maar juist een basis voor succesvolle samenwerking in teams. Dit geldt net zozeer in agile omgevingen. Het biedt duidelijkheid, voorspelbaarheid, efficiëntie en vertrouwen. Door te investeren in een harde structuur en gerichte interventies toe te passen, kunnen (agile) coaches teams helpen om hun volledige potentieel te benutten en betere resultaten te behalen. 

Context van deze blog serie  

Dit is blog zes binnen de serie “Team coaching & (enterprise) agility”. Deze schrijf ik vanuit mijn eigen perspectief als coach, en als onderdeel van team enterprise agility binnen Strict. In de vorige blog kwam “De coaching mindset op team niveau” aan bod. In de volgende blog komt het zesde onderwerp op team niveau aan bod – “Team coaching & interacties”.